Cómo organizar un evento exitoso: 10 tips para asegurarlo

Muchas empresas y personas se preguntan cómo organizar un evento exitoso, aunque la respuesta no es sencilla, llevar a cabo uno no es tarea fácil, y se complica más aún siendo de gran magnitud como los que suelen realizarse en las instalaciones de Delfines Hotel & Convention Center, y por ello hemos decidido recopilar una lista de 10 pasos clave a considerar para organizar un evento y así lograr una reunión exitosa.

1. Organizando ideas

Lo principal de cómo organizar un evento es plantear todo el plan de acción en papel, analizando los objetivos del encuentro, de modo que paso a paso se observen los detalles importantes a necesitar, como el tipo de salón, cantidad de invitados, ubicación de todos los elementos, cronograma de actividades, etc. De esta forma, se podrá jugar moviendo cada una de las opciones y tener un planeamiento optimizado.

2. Presupuesto

Los problemas de presupuesto suelen ser un dolor de cabeza cuando no se tiene la información total de todo lo que formará parte del evento, por ello el punto anterior es importante, se evitan contratiempos y hay espacio suficiente para fijar y derivar el presupuesto necesario para contratación de ponentes, refrigerios, traslados, e incluso reservar un capital para imprevistos. Lo ideal es saber con cuanto presupuesto se cuenta, y elevarlo a través de patrocinantes, para hacer posible el plan ideado, siempre teniendo el tiempo a favor, se minimizarán los riesgos. Como puedes ver este es uno de los pasos cruciales sobre cómo organizar un evento social.

3. Eligiendo los espacios

La tarea de elegir cual sala aprovechar para organizar el evento requiere de mucha atención, ya que se debe considerar la capacidad, el acceso, coste accesible y por supuesto si cuenta con las características que se necesitan para el evento. Dependiendo del tipo de evento, se deben observar las mejores opciones para que se optimice el espacio requerido, incluso tomar en cuenta cada metro disponible para stands, espacio para el coffee break o acreditaciones, sillas, etc. Y un punto adicional es la ubicación, y algo que ayuda mucho a los asistentes es contar con un diseño guía del lugar en su invitación.

4. Recursos

Dependiendo del evento, se requieren determinados recursos tecnológicos que en este caso Delfines Hotel & Convention Center provee lo último para realizar presentaciones y conferencias exitosas. Sin embargo, es importante informar si se necesitará de algún medio especial para evitar cualquier imprevisto, y por supuesto, hacer las pruebas necesarias que garanticen que todo marche en orden. 

5. Midiendo el tiempo

Todo organizador debe plantearse el tiempo que durará su evento, y partiendo de allí dependerán los servicios de comida y coffee break, así como los intervalos de tiempo entre expositores y la duración de cada uno. Un punto adicional es dejar suficiente espacio para que los asistentes entablen relaciones y puedan relajarse.

6. Personal encargado

Eventos grandes y pequeños dependen de personal capacitado para atender todas las necesidades. Esto también debe formar parte del plan de acción, ya que se debe contar con el suficiente tiempo para lograr contratar a la cantidad de personas, que conozcan el evento y puedan tener un buen desempeño. 

7. Base protocolar

Es indispensable contar con conocimientos de protocolo para poder organizar un evento exitoso, sin embargo, en nuestras instalaciones se cuenta con el personal capacitado para elevar el nivel de organización y para cada diferente ocasión. Es bueno dejarse guiar por quienes tienen experiencia en el campo y contar con asistencia para saber elegir detalles importantes como decoración, iluminación, formato, funcionalidad y formalidad.

8. Recreación

Un punto que como los demás generará grandes ventajas a futuro entre los participantes. Dependiendo del tipo de evento, puede tornarse pesado que los asistentes sigan el ritmo, sobre todo si es de una jornada completa, por lo que debe tenerse bien pensado el tipo de actividades lúdicas o recreativas para amenizar varios momentos y que sirvan como incentivo para mejorar la experiencia y hacerla inolvidable, entre más creativo se pueda ser, mejor.

9. Informando

Es fundamental informar a los asistentes del tiempo y forma del evento. Ya sea en las invitaciones o a través de medios digitales como redes sociales o correo electrónico, y esto debe ser con la antelación suficiente de modo que cada quien pueda hacer también su propia organización, y no se pierda de nada. 

10. Seguridad

Finalmente, se debe verificar que el salón escogido cumple con todas las normas de seguridad ante cualquier imprevisto. El cuidado de todos los presentes forma parte de la organización y por supuesto la atención la accesibilidad a personas con disparidades es algo determinante a la hora de elegir, siendo el resultado final una reunión exitosa.